Программа для хостела (PMS): что это и как выбрать

PMS (property management system) — программа для управления гостиницей или хостелом. В ней в одном месте ведутся комнаты и места, брони, гости, которые живут сейчас, оплаты и долги. Проще говоря, PMS — это система, которая заменяет тетрадь и таблицы Excel и сама всё считает.

Какая PMS нужна хостелу

Многие PMS в мире сделаны для гостиниц, куда туристы приезжают на одну-две ночи. Хостелы в Узбекистане работают иначе, поэтому и требования к программе другие:

• Гости, которые живут помесячно. Во многих хостелах большая часть гостей — студенты и рабочие, они живут месяцами. Программа должна следить за днём оплаты каждого гостя и вести помесячный учёт.
• Продажа по местам. Каждая кровать в общей комнате продаётся отдельно. Программа должна показывать занятость мест, а не комнат.
• Учёт в сумах. Цены, долги и отчёты должны быть в сумах, без пересчёта валют.
• Связь с гостями. В Узбекистане почти все гости сидят в Telegram. Если напоминание приходит не по SMS или e-mail, а в Telegram, его прочитают.
• Язык. Для многих администраторов важен интерфейс на узбекском: если интерфейс непонятен, программой перестанут пользоваться.

На что смотреть при выборе: 8 вопросов

1. Видна ли занятость с первого взгляда? Сколько мест свободно в какой комнате — на одном экране.
2. Есть ли готовый список должников? Кто, на сколько дней просрочил, сколько должен — без поиска.
3. Уходят ли напоминания гостям сами? До дня оплаты и при просрочке.
4. Пересчитывает ли программа деньги сама при переезде и раннем выезде? Ручной расчёт — источник ошибок.
5. Есть ли контроль над администраторами? Записывается ли, кто принял каждую оплату, и видит ли администратор только свой хостел.
6. Работает ли с телефона? Владелец должен видеть, как идут дела, даже когда его нет в хостеле.
7. Можно ли быстро внести текущих гостей? Вносить 50–100 гостей по одному — работа на целый день. Должна быть возможность просто скопировать и вставить список.
8. Как считается цена? За место, за комнату или фиксированная плата в месяц — посчитайте, что дешевле при размере вашего хостела.

Международная PMS или местное решение

Сильная сторона международных PMS — связь с Booking.com и другими сайтами бронирования (channel manager). Если ваши гости в основном иностранные туристы и бронируют через такие сайты, это важно. Но платить за такие системы обычно нужно в долларах, интерфейс у них на английском или русском, а учёт гостей, которые живут помесячно, для них не главная задача.

Хостелу, где гости в основном из Узбекистана и живут месяцами, больше пользы принесёт система попроще, которая хорошо справляется с помесячными оплатами, напоминаниями и занятостью мест.

Как работает MyHostel

MyHostel — PMS, сделанная как раз под эти задачи. Она работает внутри Telegram: не нужно ни устанавливать программу, ни иметь компьютер. Бот пишет каждому гостю за 5, 3, 2 и 1 день до дня оплаты, в сам день оплаты и, если гость опоздал, каждый день. Владельцу каждое утро приходит список: кто просрочил, кто платит сегодня и какие места освобождаются. Текущий список гостей можно скопировать из Excel и вставить.

Скажем честно: MyHostel пока не подключён к Booking.com и не интегрирован с E-mehmon. Приложение и сообщения бота сейчас на узбекском, русский язык в планах. Сильная сторона MyHostel — гости, которые живут помесячно, занятость мест и контроль оплат. Цена — до 30 мест 150 000 сум в месяц, каждое следующее место — 5 000 сум; 14 дней можно пробовать бесплатно.